La organización de eventos requiere de un enorme trabajo de logística y comunicación, de lo contrario toda la inversión puede irse a la basura. Si algo falla en el momento menos indicado todo un evento puede echarse a perder. Es muy complicado que un evento (conferencia de prensa, convención, congreso o presentación de producto) sea perfecto, sin embargo hay algunos aspectos que no se deben pasar por alto para evitar tener malas caras y mala prensa.
Impuntualidad. Uno de los errores más comunes y más aquí en la isla de Mallorca, los organizadores tardan en comenzar el evento por múltiples factores: no llegan los expositores, los portavoces de la marca no están listos, no hay suficientes medios de comunicación, el famoso de turno llega tarde, etcétera.
Mala atención a la prensa. Los medios de comunicación damos una difusión al evento y promoción, no se va a las convocatorias por gusto, así que es necesario adecuar un espacio especial para nosotros, atender las necesidades técnicas necesarias y proporcionar y promocionar (anuncios en medios de comunicación) una información valiosa. Además de los servicios básicos, un evento de calidad debe ofrecer alimentos, conexión a Internet, estacionamiento. Todo esto genera valor añadido.
Improvisación: Éste es el peor error en el que se puede caer. No ser resolutos, es fundamental que tanto el equipo organizador como el resto de personal que participe en el evento sean personas dinámicas y resolutivas.
Fallos técnicas. Todos sabemos que no se puede confiar en la tecnología, siempre existen fallos de audio, video o conexión, es por ello que es muy importante realizar pruebas previas al evento y contratar a un equipo especializado.
Acceso. Es necesario pensar en cómo llegarán los asistentes al evento. No es recomendable elegir un sitio donde cueste mucho trabajo llegar debido a las condiciones del camino o la falta de transporte. Hay que considerar qué perfil tienen los asistentes (de dónde vienen, cuál es su medio de transporte) para no complicarles la llegada.
